Biểu mẫu đăng ký khiến hộp thư đến nhận thư rác như thế nào

Biểu mẫu đăng ký có thể làm gì với địa chỉ của bạn

Khi bạn gửi một địa chỉ qua biểu mẫu đăng ký, trang web có thể sử dụng địa chỉ đó và địa chỉ cũng có thể bị phát tán: thông qua hoạt động chia sẻ đã được công bố, mua bán hoặc chuyển nhượng, sự cố rò rỉ dữ liệu hay việc thu thập từ một bài đăng công khai. Yêu cầu từ chối theo CAN-SPAM sẽ ngăn người gửi tiếp tục gửi các nội dung tiếp thị thuộc phạm vi điều chỉnh và hạn chế người gửi đó chuyển giao địa chỉ đã từ chối về sau. Yêu cầu này không thể thu hồi những bản sao đã được chia sẻ, bán, làm rò rỉ hoặc thu thập.

Biểu mẫu không chỉ nhận được một chuỗi ký tự. Nó nhận được một địa chỉ đang hoạt động cùng với thông tin ngữ cảnh: bạn quan tâm đến điều gì, bạn truy cập từ trang nào và vào thời điểm nào. Chính sự kết hợp này khiến địa chỉ có giá trị để chuyển tiếp và cũng là lý do các con đường dưới đây tồn tại.

Nếu ngay từ đầu bạn đang cân nhắc nên cung cấp địa chỉ nào cho một biểu mẫu cụ thể, bạn có thể tạo địa chỉ dùng một lần cho biểu mẫu đó và không để việc đó ảnh hưởng đến hộp thư bạn dùng hằng ngày. Tên gọi của một địa chỉ như vậy không quyết định cách nó hoạt động; đó chính là điều mà Sự khác biệt giữa email dùng một lần, email dùng một lần và email dùng một lần làm rõ. Mọi nội dung dưới đây đều nói về những gì xảy ra với một địa chỉ sau khi địa chỉ đó được gửi đi.

Toàn bộ bài viết này có một giới hạn: bài viết mô tả những con đường có thể xảy ra dựa trên nội dung của các quy định áp dụng và chính sách đã công bố. Bài viết không khẳng định rằng mình biết một trang web cụ thể sẽ làm gì với địa chỉ của bạn.

Hoạt động liên hệ tiếp theo của bên thứ nhất và sự phát tán sang bên thứ ba

Theo CAN-SPAM của Hoa Kỳ, yêu cầu hủy đăng ký áp dụng cho người gửi một thông điệp thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh, bất kể người gửi đó là trang web ban đầu hay một công ty nhận dữ liệu ở khâu sau. Yêu cầu này không tạo ra một lệnh chặn chung áp dụng cho mọi bên đang nắm giữ địa chỉ.

Từ góc nhìn của bạn, có hai tình huống có thể quan sát được và việc gọi tên chúng sẽ giúp ích, dù sự phân biệt này chỉ mang tính mô tả chứ không mang tính pháp lý. Một là thư từ trang web mà bạn đã cung cấp địa chỉ: bản tin, ưu đãi và thông báo sản phẩm của trang đó. Hai là thư từ những công ty mà bạn chưa từng trực tiếp cung cấp bất cứ thông tin gì.

Điểm mấu chốt nằm ở hệ quả của điều đó. Nếu một công ty nhận dữ liệu ở khâu sau là bên gửi thông điệp thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh của CAN-SPAM Hoa Kỳ, công ty đó có nghĩa vụ riêng trong việc tiếp nhận yêu cầu từ chối. Ranh giới pháp lý được xác định theo bên gửi thuộc phạm vi điều chỉnh, chứ không phụ thuộc vào việc địa chỉ đến tay bên gửi đó qua hoạt động sử dụng của bên thứ nhất hay sự phát tán ở khâu sau. Luật không tạo ra một lệnh chặn chung áp dụng cho mọi bên đang nắm giữ địa chỉ.

Chia sẻ, mua bán danh sách, sự cố rò rỉ dữ liệu và thu thập tự động là những con đường khác nhau

Sau khi địa chỉ nằm trong hệ thống của trang web, trang web có thể sử dụng địa chỉ đó để tự gửi thư. Ngoài ra, địa chỉ có thể bị phát tán theo bốn con đường, và mỗi con đường cho phép bạn có những cách xử lý khác nhau.

Chia sẻ đã được công bố. Chính sách quyền riêng tư của trang web nêu rằng trang web chia sẻ dữ liệu với các đối tác hoặc công ty liên kết, và trang web thực sự làm như vậy. Đây là con đường mà bạn có thể kiểm tra trước khi gửi biểu mẫu, vì thông tin về việc chia sẻ được ghi rõ ở nơi bạn có thể đọc.

Mua bán hoặc chuyển nhượng. Địa chỉ được chuyển sang một công ty khác như một loại tài sản. Có một hạn chế thực tế mà bạn nên biết: theo các quy định CAN-SPAM của Hoa Kỳ, sau khi bạn đã từ chối nhận thư, người gửi đó không được bán hoặc chuyển giao địa chỉ của bạn, kể cả trong một danh sách gửi thư. Ngoại lệ duy nhất được nêu là việc chuyển giao cho một công ty được thuê để giúp người gửi đó tuân thủ pháp luật. Hạn chế này ràng buộc những việc người gửi thực hiện về sau; nó không thể thu hồi bản sao đã được chuyển giao trước khi bạn từ chối.

Sự cố rò rỉ dữ liệu. Địa chỉ nằm ngoài tầm kiểm soát của trang web mà trang web không chủ ý để điều đó xảy ra.

Thu thập từ một bài đăng công khai. Nếu địa chỉ xuất hiện ở một nơi công khai, địa chỉ có thể bị thu thập từ đó. Con đường này chỉ xảy ra nếu trước hết địa chỉ được công khai, vì vậy nó không áp dụng cho mọi lượt đăng ký.

Yêu cầu hủy đăng ký thực sự thay đổi điều gì

Đây là các quy định CAN-SPAM của Hoa Kỳ và chúng áp dụng cho email tiếp thị thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh, chứ không phải mọi thông điệp mà một công ty có thể gửi cho bạn.

Trong phạm vi đó, việc xử lý yêu cầu từ chối là một nghĩa vụ có thời hạn chứ không phải hành động thiện chí. Người gửi phải thực hiện yêu cầu trong vòng 10 ngày làm việc. Cơ chế từ chối mà người gửi cung cấp phải có khả năng tiếp nhận yêu cầu trong ít nhất 30 ngày kể từ ngày thông điệp được gửi; đây là yêu cầu về thời gian cơ chế phải duy trì hoạt động, không phải thời hạn hoàn tất yêu cầu của bạn.

Các quy định cũng giới hạn những điều người gửi có thể yêu cầu bạn thực hiện như một điều kiện để chấp nhận yêu cầu. Người gửi không được thu phí, không được yêu cầu thông tin nhận dạng cá nhân nào ngoài địa chỉ email và không được yêu cầu bất kỳ bước nào khác ngoài việc gửi email trả lời hoặc truy cập một trang web duy nhất.

Sau khi bạn từ chối, hạn chế về mua bán và chuyển giao nêu trên sẽ áp dụng cho người gửi đó. Mỗi email vi phạm các quy định này đều có thể bị xử phạt, vì vậy đây là nghĩa vụ có tính ràng buộc chứ không chỉ là khuyến nghị.

Tại sao việc hủy đăng ký không thể thu hồi một địa chỉ

CAN-SPAM đặt ra các nghĩa vụ cụ thể đối với bên gửi thông điệp thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh. Ngoài ra, trong trường hợp GDPR của EU hoặc GDPR của Vương quốc Anh được áp dụng và có quyền xóa dữ liệu hợp lệ, bên kiểm soát phải xóa dữ liệu thuộc phạm vi áp dụng; các nghĩa vụ đối với những bên ở khâu sau theo Điều 17(2) và Điều 19 chịu một số giới hạn liên quan đến các bước hợp lý và trường hợp không thể thực hiện. Không khuôn khổ nào cung cấp cơ chế kỹ thuật để thu hồi dữ liệu.

Trước khi đi sâu hơn, cần lưu ý một điểm khác biệt quan trọng: yêu cầu hủy đăng ký để ngừng nhận nội dung tiếp thị không mặc nhiên là yêu cầu xóa dữ liệu theo Điều 17. Đây là hai yêu cầu khác nhau, được đưa ra theo các quy định khác nhau và có phạm vi khác nhau. Theo Điều 17(1) của GDPR EU, việc xóa dữ liệu có thể là bắt buộc khi thuộc một trong các căn cứ được liệt kê, bao gồm khi dữ liệu không còn cần thiết; sự đồng ý đã được rút lại và không có cơ sở pháp lý nào khác; chủ thể dữ liệu phản đối hoạt động tiếp thị trực tiếp; việc xử lý là trái pháp luật; hoặc pháp luật yêu cầu xóa dữ liệu. Điều 17(3) cho phép duy trì hoạt động xử lý cần thiết cho quyền tự do biểu đạt và thông tin; việc tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc thực hiện nhiệm vụ vì lợi ích công; y tế công cộng; các mục đích lưu trữ, nghiên cứu hoặc thống kê đáp ứng điều kiện; và các yêu cầu pháp lý. ICO mô tả quyền tương ứng theo GDPR của Vương quốc Anh là một quyền có điều kiện chứ không phải quyền tuyệt đối.

Khi thực sự tồn tại nghĩa vụ xóa dữ liệu hợp lệ, các giới hạn xuất hiện trong những nghĩa vụ đối với các bên ở khâu sau. Điều 19 yêu cầu bên kiểm soát thông báo việc xóa dữ liệu cho từng bên nhận mà dữ liệu đã được tiết lộ, trừ khi điều đó không thể thực hiện hoặc đòi hỏi nỗ lực không tương xứng; đồng thời, khi bạn yêu cầu, bên kiểm soát cũng phải cho bạn biết danh tính của những bên nhận đó. Điều 17(2) áp dụng khi bên kiểm soát đó đã công khai dữ liệu và có nghĩa vụ xóa dữ liệu: khi ấy, bên kiểm soát phải thực hiện các bước hợp lý, có tính đến công nghệ hiện có và chi phí triển khai, để thông báo cho các bên kiểm soát khác về yêu cầu của bạn đối với các liên kết, bản sao hoặc bản sao chép dữ liệu.

Hướng dẫn của cơ quan giám sát Vương quốc Anh cũng nêu rõ rằng quyền này áp dụng đối với dữ liệu đang được lưu giữ tại thời điểm tiếp nhận yêu cầu, chứ không phải dữ liệu được tạo ra sau đó.

Khi xem xét cả hai khung pháp lý, đó chính là câu trả lời cho câu hỏi trong tiêu đề. Cả hai đều có thể buộc một công ty phải hành động. Tuy nhiên, không khung nào trao cho bất kỳ ai một nút bấm có thể truy cập vào hệ thống của công ty khác để xóa một bản sao. Vì vậy, thời điểm hữu ích để hành động là trước khi bạn gửi biểu mẫu, chứ không phải sau đó.

Cách kiểm tra biểu mẫu đăng ký trước khi gửi

Có bốn nội dung bạn có thể đọc trước khi nhấn nút, và mỗi nội dung sẽ cung cấp cho bạn một thông tin cụ thể.

Nội dung xin sự đồng ý. Hãy kiểm tra xem có ô nào đã được tích sẵn hay không và đọc kỹ xem bạn thực sự đồng ý với điều gì. Đồng ý nhận email từ một công ty khác với đồng ý cho phép công ty đó chia sẻ thông tin của bạn với các đối tác.

Phần chia sẻ dữ liệu trong chính sách quyền riêng tư. Đây là phần mô tả việc chia sẻ dữ liệu đã được công bố, hoặc hoàn toàn không đề cập đến việc đó. Một chính sách nêu rõ các nhóm đối tượng nhận dữ liệu cung cấp nhiều thông tin hơn chính sách chỉ nói rằng dữ liệu có thể được chia sẻ với bên thứ ba.

Danh tính người gửi. Hãy kiểm tra xem ai thực sự sẽ gửi email. Nếu email được gửi từ một đối tác hoặc nền tảng thay vì công ty có biểu mẫu mà bạn đang điền, bạn nên biết điều đó khi mình vẫn còn quyền lựa chọn.

Tần suất được nêu rõ. Một biểu mẫu cho biết nội dung sẽ được gửi và tần suất gửi đã đưa ra một cam kết để bạn đối chiếu với những email nhận được sau này. Biểu mẫu không nêu gì thì không đưa ra cam kết đó.

Các câu hỏi thường gặp

Việc hủy đăng ký có thể xác nhận rằng một địa chỉ đang hoạt động không?

Đối với người gửi mà bạn nhận ra, hãy sử dụng cơ chế hủy đăng ký của họ. Với tin nhắn không mong đợi hoặc đáng ngờ, đừng nhấp vào các liên kết trong đó; hãy đánh dấu là thư rác và báo cáo hành vi lừa đảo khi cần thiết. Xét đúng theo câu hỏi, một liên kết dành riêng cho người nhận có thể tiết lộ rằng ai đó đã tương tác với tin nhắn, trong khi việc tin nhắn được gửi đến nơi vốn đã cho người gửi biết rằng địa chỉ đó đang hoạt động.

Làm sao tôi biết người gửi có lấy địa chỉ của tôi từ một công ty khác hay không?

Chỉ riêng tin nhắn có thể không đủ để xác định công ty đã lấy địa chỉ từ đâu. Email từ một công ty mà bạn chưa từng cung cấp địa chỉ là bằng chứng cho thấy địa chỉ đã được họ thu thập ở khâu sau, nhưng không cho biết con đường cụ thể là chia sẻ có công bố, chuyển giao dữ liệu, rò rỉ dữ liệu hay thu thập từ một bài đăng công khai.

Việc chuyển sang hộp thư khác có xóa dữ liệu mà trang web đã lưu giữ không?

Không. Chuyển sang hộp thư khác chỉ thay đổi nơi nhận email mới. Việc đó không làm thay đổi dữ liệu mà công ty đã lưu giữ và cũng không rút lại sự đồng ý mà bạn đã đưa ra trước đó. Muốn xóa dữ liệu do một công ty cụ thể nắm giữ, bạn phải thực hiện quyền của mình đối với công ty đó nếu các quy định hiện hành trao cho bạn quyền này. Việc lựa chọn loại hộp thư để chuyển sang là một quyết định riêng, và lựa chọn giữa bí danh và hộp thư riêng biệt quyết định nơi những email sau này sẽ được chuyển đến.