ฟอร์มสมัครสมาชิกทำให้อีเมลขยะเข้าสู่กล่องจดหมายได้อย่างไร

แบบฟอร์มสมัครสมาชิกสามารถทำอะไรกับที่อยู่อีเมลของคุณได้บ้าง

เมื่อคุณส่งที่อยู่อีเมลผ่านแบบฟอร์มสมัครสมาชิก เว็บไซต์สามารถนำที่อยู่นั้นไปใช้ได้ และที่อยู่นั้นยังอาจแพร่กระจายต่อไปผ่านการแบ่งปันที่มีการเปิดเผยไว้ การขายหรือการโอน การรั่วไหลของข้อมูล หรือการเก็บรวบรวมจากโพสต์สาธารณะ การขอเลือกไม่รับตามกฎหมาย CAN-SPAM จะหยุดการส่งการตลาดที่อยู่ภายใต้กฎหมายจากผู้ส่งรายนั้นในอนาคต และจำกัดการโอนที่อยู่อีเมลที่ขอเลือกไม่รับในภายหลังโดยผู้ส่งรายนั้น แต่จะไม่สามารถเรียกคืนสำเนาที่เปิดเผย ขาย รั่วไหล หรือถูกรวบรวมไปแล้วได้

แบบฟอร์มไม่ได้รับเพียงชุดอักขระ แต่ได้รับที่อยู่อีเมลที่ใช้งานได้พร้อมข้อมูลบริบท เช่น คุณสนใจอะไร เข้ามาจากหน้าใด และเข้ามาเมื่อใด ข้อมูลที่ประกอบกันนี้ทำให้ที่อยู่อีเมลมีมูลค่าพอที่จะส่งต่อ และเป็นเหตุผลให้ช่องทางต่าง ๆ ด้านล่างเกิดขึ้น

หากคุณกำลังตัดสินใจตั้งแต่แรกว่าจะให้ที่อยู่อีเมลใดแก่แบบฟอร์มหนึ่ง ๆ คุณสามารถ สร้างที่อยู่แบบใช้แล้วทิ้งสําหรับแบบฟอร์มนั้น และไม่ต้องนำกล่องจดหมายที่ใช้เป็นประจำมาเกี่ยวข้อง ชื่อเรียกของที่อยู่อีเมลประเภทนี้ไม่ได้บ่งชี้ว่ามันทำงานอย่างไร ซึ่งเป็นสิ่งที่ ความแตกต่างระหว่างอีเมลใช้แล้วทิ้ง อีเมลทิ้ง และอีเมลทิ้ง อธิบายให้ชัดเจน เนื้อหาทั้งหมดด้านล่างกล่าวถึงสิ่งที่เกิดขึ้นกับที่อยู่อีเมลหลังจากส่งไปแล้ว

ข้อจำกัดประการหนึ่งของบทความนี้คือ บทความอธิบายช่องทางที่อาจเกิดขึ้นได้โดยอ้างอิงจากกฎที่เกี่ยวข้องและนโยบายที่เผยแพร่ไว้ แต่ไม่ได้อ้างว่าทราบว่าเว็บไซต์ใดเว็บไซต์หนึ่งนำที่อยู่อีเมลของคุณไปทำอะไรจริง ๆ

การติดตามผลโดยเจ้าของเว็บไซต์และการแพร่กระจายไปยังบุคคลที่สาม

ภายใต้กฎหมาย CAN-SPAM ของสหรัฐฯ คำขอยกเลิกการรับอีเมลมีผลต่อผู้ส่งข้อความเชิงพาณิชย์ที่อยู่ภายใต้กฎหมาย ไม่ว่าผู้ส่งนั้นจะเป็นเว็บไซต์ต้นทางหรือบริษัทที่ได้รับข้อมูลต่อมา แต่คำขอนี้ไม่ได้สร้างคำสั่งระงับแบบครอบคลุมทั่วโลกสำหรับทุกฝ่ายที่ครอบครองที่อยู่อีเมลนั้น

จากมุมมองของคุณ มีสองสถานการณ์ที่สังเกตเห็นได้ และการเรียกชื่อแยกกันก็ช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้น แม้ความแตกต่างนี้จะเป็นเพียงคำอธิบาย ไม่ใช่การแบ่งประเภททางกฎหมาย สถานการณ์แรกคืออีเมลจากเว็บไซต์ที่คุณให้ที่อยู่อีเมลไว้ เช่น จดหมายข่าว ข้อเสนอ และประกาศเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ส่วนอีกสถานการณ์คืออีเมลจากบริษัทที่คุณไม่เคยให้ข้อมูลใด ๆ เลย

ประเด็นสำคัญคือผลที่ตามมา หากบริษัทที่ได้รับข้อมูลต่อมาเป็นผู้ส่งข้อความเชิงพาณิชย์ที่อยู่ภายใต้กฎหมาย CAN-SPAM ของสหรัฐฯ บริษัทนั้นย่อมมีหน้าที่จัดให้คุณเลือกไม่รับด้วย ขอบเขตทางกฎหมายพิจารณาจากผู้ส่งที่อยู่ภายใต้กฎหมาย ไม่ได้พิจารณาว่าที่อยู่อีเมลไปถึงผู้ส่งนั้นผ่านการใช้งานโดยเว็บไซต์ต้นทางหรือการแพร่กระจายต่อไป กฎหมายไม่ได้สร้างคำสั่งระงับแบบครอบคลุมทั่วโลกสำหรับทุกฝ่ายที่ครอบครองที่อยู่อีเมลนั้น

การแบ่งปัน การขายรายชื่อ การรั่วไหลของข้อมูล และการเก็บข้อมูลอัตโนมัติเป็นคนละช่องทางกัน

เมื่อที่อยู่อีเมลอยู่ในระบบของเว็บไซต์แล้ว เว็บไซต์สามารถนำไปใช้ส่งอีเมลของตนเองได้ นอกจากนี้ ที่อยู่อีเมลยังอาจแพร่กระจายผ่านช่องทาง 4 แบบ ซึ่งแต่ละแบบเปิดโอกาสให้คุณจัดการได้แตกต่างกัน

การแบ่งปันที่มีการเปิดเผยไว้ นโยบายความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์ระบุว่าเว็บไซต์แบ่งปันข้อมูลกับคู่ค้าหรือบริษัทในเครือ และเว็บไซต์ก็แบ่งปันจริง คุณสามารถตรวจสอบช่องทางนี้ได้ก่อนส่งแบบฟอร์ม เพราะมีการเปิดเผยเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในที่ที่คุณอ่านได้

การขายหรือการโอน ที่อยู่อีเมลถูกส่งต่อไปยังอีกบริษัทหนึ่งในฐานะทรัพย์สิน มีข้อจำกัดสำคัญที่ควรทราบคือ ภายใต้กฎ CAN-SPAM ของสหรัฐฯ เมื่อคุณขอเลือกไม่รับแล้ว ผู้ส่งรายนั้นห้ามขายหรือโอนที่อยู่อีเมลของคุณ รวมถึงการโอนในฐานะส่วนหนึ่งของรายชื่ออีเมล ข้อยกเว้นที่ระบุไว้เพียงกรณีเดียวคือการโอนไปยังบริษัทที่ได้รับการว่าจ้างให้ช่วยผู้ส่งรายนั้นปฏิบัติตามกฎหมาย ข้อจำกัดนี้มีผลต่อสิ่งที่ผู้ส่งจะทำต่อจากนั้น แต่ไม่สามารถเรียกคืนสำเนาที่โอนไปก่อนคุณขอเลือกไม่รับได้

การรั่วไหลของข้อมูล ที่อยู่อีเมลหลุดออกจากการควบคุมของเว็บไซต์โดยที่เว็บไซต์ไม่ได้ตั้งใจ

การเก็บรวบรวมจากโพสต์สาธารณะ หากที่อยู่อีเมลไปปรากฏอยู่ในพื้นที่สาธารณะ ก็อาจมีผู้เก็บรวบรวมจากที่นั่นได้ ช่องทางนี้จะเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อที่อยู่อีเมลถูกเปิดเผยต่อสาธารณะก่อน จึงไม่ได้เกิดขึ้นกับการสมัครทุกครั้ง

คำขอยกเลิกการรับอีเมลเปลี่ยนแปลงอะไรจริง ๆ

ข้อกำหนดเหล่านี้เป็นกฎ CAN-SPAM ของสหรัฐฯ และใช้กับอีเมลการตลาดเชิงพาณิชย์ที่อยู่ภายใต้กฎหมาย ไม่ได้ใช้กับทุกข้อความที่บริษัทอาจส่งถึงคุณ

ภายในขอบเขตดังกล่าว การดำเนินการตามคำขอเลือกไม่รับเป็นหน้าที่ที่มีกำหนดเวลา ไม่ใช่เพียงมารยาท ผู้ส่งต้องดำเนินการตามคำขอภายใน 10 วันทำการ และกลไกยกเลิกการรับอีเมลที่ผู้ส่งจัดให้ต้องสามารถรับคำขอได้เป็นเวลาอย่างน้อย 30 วันหลังจากส่งข้อความ ข้อกำหนดนี้กำหนดระยะเวลาที่กลไกต้องใช้งานได้ ไม่ใช่กำหนดเวลาที่ผู้ส่งต้องดำเนินการตามคำขอให้เสร็จสิ้น

กฎยังจำกัดสิ่งที่ผู้ส่งอาจกำหนดให้คุณทำเป็นเงื่อนไขในการดำเนินการตามคำขอ โดยห้ามเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ห้ามขอข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลนอกเหนือจากที่อยู่อีเมล และห้ามกำหนดขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากการส่งอีเมลตอบกลับหรือการเข้าชมหน้าเว็บเพียงหน้าเดียว

หลังจากคุณขอเลือกไม่รับ ข้อจำกัดด้านการขายและการโอนที่อธิบายไว้ข้างต้นจะมีผลต่อผู้ส่งรายนั้น อีเมลแต่ละฉบับที่ฝ่าฝืนกฎเหล่านี้มีบทลงโทษ จึงทำให้หน้าที่นี้มีผลบังคับอย่างจริงจัง ไม่ใช่เป็นเพียงคำแนะนำ

เหตุใดการยกเลิกการรับอีเมลจึงเรียกคืนที่อยู่อีเมลไม่ได้

CAN-SPAM กำหนดหน้าที่ตายตัวแก่ผู้ส่งข้อความเชิงพาณิชย์ที่อยู่ภายใต้กฎหมาย อีกกรณีหนึ่ง หาก EU GDPR หรือ UK GDPR มีผลบังคับใช้และมีสิทธิในการลบข้อมูลที่ชอบด้วยกฎหมาย ผู้ควบคุมข้อมูลต้องลบข้อมูลที่อยู่ในขอบเขต โดยหน้าที่ต่อผู้รับข้อมูลในมาตรา 17(2) และ 19 มีข้อจำกัดบางประการเกี่ยวกับการดำเนินการตามสมควรและกรณีที่ไม่อาจปฏิบัติได้ อย่างไรก็ตาม กฎหมายทั้งสองกรอบไม่ได้กำหนดกลไกทางเทคนิคสำหรับเรียกคืนข้อมูล

ก่อนจะกล่าวต่อไป มีความแตกต่างสำคัญประการหนึ่งคือ คำขอยกเลิกการรับอีเมลเพื่อหยุดการตลาดไม่ได้เป็นคำขอลบข้อมูลตามมาตรา 17 โดยอัตโนมัติ ทั้งสองเป็นคำขอคนละประเภท อยู่ภายใต้กฎคนละชุด และมีขอบเขตต่างกัน ตาม EU GDPR มาตรา 17(1) อาจต้องลบข้อมูลเมื่อเข้าเงื่อนไขที่ระบุไว้ เช่น ข้อมูลไม่จำเป็นอีกต่อไป มีการถอนความยินยอมโดยไม่มีฐานทางกฎหมายอื่น มีการคัดค้านการตลาดทางตรง การประมวลผลไม่ชอบด้วยกฎหมาย หรือกฎหมายกำหนดให้ต้องลบข้อมูล ส่วนมาตรา 17(3) ยังคงอนุญาตให้ประมวลผลข้อมูลที่จำเป็นต่อเสรีภาพในการแสดงออกและการรับข้อมูล การปฏิบัติตามหน้าที่ตามกฎหมายหรือภารกิจเพื่อประโยชน์สาธารณะ การสาธารณสุข วัตถุประสงค์ด้านการเก็บเอกสาร การวิจัย หรือสถิติที่เข้าเกณฑ์ และการใช้สิทธิเรียกร้องทางกฎหมาย ICO อธิบายว่าสิทธิที่เทียบเคียงกันภายใต้ UK GDPR เป็นสิทธิที่มีเงื่อนไข ไม่ใช่สิทธิเด็ดขาด

เมื่อมีหน้าที่ลบข้อมูลที่ชอบด้วยกฎหมาย ข้อจำกัดจะปรากฏอยู่ในหน้าที่ต่อผู้รับข้อมูล มาตรา 19 กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลแจ้งการลบข้อมูลแก่ผู้รับทุกรายที่เคยได้รับการเปิดเผยข้อมูลนั้น เว้นแต่จะพิสูจน์ได้ว่าไม่สามารถทำได้หรือต้องใช้ความพยายามเกินสมควร และยังกำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลแจ้งรายชื่อผู้รับเหล่านั้นแก่คุณเมื่อร้องขอ ส่วนมาตรา 17(2) ใช้ในกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลรายนั้นเผยแพร่ข้อมูลต่อสาธารณะและมีหน้าที่ต้องลบข้อมูล โดยต้องดำเนินการตามสมควรเพื่อแจ้งผู้ควบคุมข้อมูลรายอื่นเกี่ยวกับคำขอของคุณที่มีต่อลิงก์ สำเนา หรือข้อมูลที่ทำซ้ำ ทั้งนี้โดยคำนึงถึงเทคโนโลยีที่มีอยู่และต้นทุนในการดำเนินการ

คำแนะนำของหน่วยงานกำกับดูแลในสหราชอาณาจักรยังระบุด้วยว่า สิทธินี้ครอบคลุมข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ ณ เวลาที่ได้รับคำขอ ไม่ใช่ข้อมูลที่สร้างขึ้นในภายหลัง

เมื่อพิจารณาร่วมกัน นี่คือคำตอบของคำถามในหัวข้อ กรอบกฎหมายทั้งสองสามารถบังคับให้บริษัทดำเนินการได้ แต่ไม่มีกรอบใดมอบปุ่มที่ช่วยให้ใครก็ตามเข้าถึงระบบของบริษัทอื่นและลบสำเนาข้อมูลได้ ด้วยเหตุนี้ ช่วงเวลาที่ควรใส่ใจจึงเป็นก่อนที่คุณจะส่งแบบฟอร์ม ไม่ใช่หลังจากนั้น

วิธีตรวจสอบแบบฟอร์มสมัครก่อนส่ง

มีสี่สิ่งที่คุณควรอ่านก่อนกดปุ่ม และแต่ละสิ่งจะให้ข้อมูลเฉพาะที่แตกต่างกัน

ข้อความขอความยินยอม ตรวจดูว่ามีการทำเครื่องหมายในช่องไว้ล่วงหน้าหรือไม่ และอ่านให้ชัดเจนว่าคุณกำลังยินยอมเรื่องใด การตกลงรับอีเมลจากบริษัทแตกต่างจากการยินยอมให้บริษัทแบ่งปันข้อมูลของคุณกับพันธมิตร

ส่วนการแบ่งปันข้อมูลในนโยบายความเป็นส่วนตัว ส่วนนี้จะแสดงว่ามีการอธิบายเรื่องการแบ่งปันข้อมูลที่เปิดเผยไว้หรือไม่ นโยบายที่ระบุประเภทของผู้รับข้อมูลย่อมให้รายละเอียดมากกว่านโยบายที่เพียงกล่าวว่าข้อมูลอาจถูกแบ่งปันกับบุคคลที่สาม

ตัวตนของผู้ส่ง ตรวจสอบว่าใครจะเป็นผู้ส่งอีเมลจริง ๆ หากอีเมลจะมาจากพันธมิตรหรือแพลตฟอร์มแทนที่จะเป็นบริษัทเจ้าของแบบฟอร์มที่คุณกำลังกรอก คุณควรทราบเรื่องนี้ตั้งแต่ตอนที่ยังเลือกได้

ความถี่ที่ระบุไว้ แบบฟอร์มที่แจ้งว่าจะส่งอะไรและบ่อยเพียงใดถือเป็นการให้คำมั่นที่คุณสามารถนำไปเทียบกับข้อความที่ได้รับภายหลังได้ ส่วนแบบฟอร์มที่ไม่ระบุอะไรเลยย่อมไม่ได้ให้คำมั่นดังกล่าว

คำถามที่พบบ่อย

การยกเลิกรับอีเมลสามารถยืนยันได้หรือไม่ว่าที่อยู่อีเมลยังใช้งานอยู่?

สำหรับผู้ส่งที่คุณรู้จัก ให้ใช้ช่องทางยกเลิกรับอีเมลของผู้ส่งนั้น สำหรับข้อความที่ไม่คาดคิดหรือน่าสงสัย อย่าคลิกลิงก์ในข้อความ ให้ทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมหรืออีเมลขยะ และรายงานว่าเป็นฟิชชิงเมื่อเห็นสมควร หากตอบคำถามนี้ตามตรง ลิงก์เฉพาะบุคคลอาจเผยให้ทราบว่ามีใครบางคนโต้ตอบกับข้อความนั้น แต่การที่ข้อความถูกส่งถึงได้ก็แสดงให้ผู้ส่งรู้อยู่แล้วว่าที่อยู่อีเมลนั้นใช้งานได้

ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าผู้ส่งได้ที่อยู่อีเมลของฉันมาจากบริษัทอื่น?

ข้อความเพียงอย่างเดียวอาจไม่สามารถยืนยันได้ว่าบริษัทได้ที่อยู่อีเมลนั้นมาจากที่ใด อีเมลจากบริษัทที่คุณไม่เคยให้ที่อยู่อีเมลไว้เป็นหลักฐานว่าบริษัทได้รับข้อมูลนั้นต่อมาอีกทอดหนึ่ง แต่ไม่ได้บ่งชี้ว่าได้มาจากการแบ่งปันข้อมูลที่มีการเปิดเผยไว้ การถ่ายโอนข้อมูล การรั่วไหลของข้อมูล หรือการเก็บรวบรวมจากโพสต์สาธารณะ

การเปลี่ยนกล่องจดหมายจะลบข้อมูลที่เว็บไซต์เก็บไว้แล้วหรือไม่?

ไม่ การย้ายไปใช้กล่องจดหมายอื่นเพียงเปลี่ยนปลายทางของอีเมลใหม่เท่านั้น ไม่ได้เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่บริษัทจัดเก็บไว้แล้ว และไม่ได้ถอนความยินยอมที่คุณเคยให้ไว้ การลบข้อมูลที่บริษัทใดบริษัทหนึ่งถือครองอยู่ต้องอาศัยการใช้สิทธิกับบริษัทนั้น หากกฎที่เกี่ยวข้องให้สิทธิดังกล่าวแก่คุณ ส่วนการเลือกว่าจะย้ายไปใช้กล่องจดหมายประเภทใดนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง และ การเลือกระหว่างนามแฝงและกล่องจดหมายแยกต่างหาก เป็นตัวกำหนดว่าอีเมลในภายหลังจะถูกส่งไปที่ใด