Jak formularze rejestracyjne prowadzą do spamu w skrzynce odbiorczej

Co formularz rejestracyjny może zrobić z Twoim adresem

Gdy podajesz adres w formularzu rejestracyjnym, witryna może go wykorzystywać, a ponadto adres może trafić dalej: w wyniku ujawnionego udostępniania, sprzedaży lub przekazania, naruszenia bezpieczeństwa albo pozyskania z publicznego wpisu. Rezygnacja na podstawie ustawy CAN-SPAM powstrzymuje nadawcę przed wysyłaniem w przyszłości objętych nią treści marketingowych i ogranicza możliwość późniejszego przekazania przez niego adresu, którego dotyczy rezygnacja. Nie pozwala jednak odzyskać kopii, które zostały już udostępnione, sprzedane, ujawnione w wyniku wycieku lub pozyskane.

Formularz otrzymuje więcej niż tylko ciąg znaków. Otrzymuje działający adres wraz z kontekstem: informacje o tym, co Cię interesowało, z której strony przychodzisz i kiedy. To właśnie to połączenie sprawia, że adres warto przekazać dalej, i dlatego opisane poniżej ścieżki w ogóle istnieją.

Jeśli dopiero zastanawiasz się, jaki adres podać w konkretnym formularzu, możesz Stwórz adres jednorazowy dla tego formularza i nie angażować w to swojej codziennej skrzynki odbiorczej. Określenie takiego adresu nie przesądza o tym, jak on działa — tę kwestię wyjaśnia Różnica między jednorazowymi, jednorazowymi i jednorazowymi wiadomościami. Wszystko poniżej dotyczy tego, co dzieje się z adresem po jego przesłaniu.

Cały ten artykuł ma jedno zastrzeżenie: opisuje możliwe drogi na podstawie obowiązujących przepisów i opublikowanych polityk. Nie twierdzi, że wie, co konkretna witryna robi z Twoim adresem.

Dalszy kontakt ze strony witryny i przekazywanie adresu podmiotom trzecim

Zgodnie z amerykańską ustawą CAN-SPAM żądanie rezygnacji dotyczy nadawcy objętej nią wiadomości komercyjnej — niezależnie od tego, czy jest nim pierwotna witryna, czy firma, do której adres trafił później. Nie stanowi ono globalnego nakazu zablokowania wysyłki dla każdego posiadacza adresu.

Z Twojej perspektywy można zaobserwować dwie sytuacje i warto je nazwać, choć to rozróżnienie ma charakter opisowy, a nie prawny. Pierwsza to wiadomości z witryny, której podano adres: jej newsletter, oferty i informacje o produktach. Druga to wiadomości od firm, którym niczego bezpośrednio nie przekazano.

Kluczowe są wynikające z tego konsekwencje. Jeśli firma, do której adres trafił później, jest nadawcą wiadomości komercyjnej objętej amerykańską ustawą CAN-SPAM, ma własny obowiązek umożliwienia rezygnacji. Granicę prawną wyznacza to, kto jest nadawcą objętej wiadomości, a nie to, czy adres trafił do niego w wyniku wykorzystania przez pierwotną witrynę, czy dalszego przekazania. Prawo nie ustanawia globalnego nakazu zablokowania wysyłki dla każdego posiadacza adresu.

Udostępnianie, sprzedaż list, naruszenia bezpieczeństwa i pozyskiwanie danych z sieci to różne ścieżki

Gdy adres znajdzie się w systemie witryny, może ona wykorzystywać go do wysyłania własnych wiadomości. Niezależnie od tego adres może trafić dalej czterema drogami, które różnią się pod względem dostępnych środków zaradczych.

Ujawnione udostępnianie. Polityka prywatności witryny informuje, że udostępnia ona dane partnerom lub podmiotom powiązanym, i rzeczywiście to robi. Tę ścieżkę można sprawdzić przed przesłaniem formularza, ponieważ informacja o udostępnianiu została zapisana w miejscu, z którym można się zapoznać.

Sprzedaż lub przekazanie. Adres trafia do innej firmy jako składnik majątku. Warto znać istotne ograniczenie: zgodnie z amerykańskimi przepisami CAN-SPAM po zgłoszeniu rezygnacji nadawca nie może sprzedać ani przekazać Twojego adresu, także w ramach listy mailingowej. Jedyny wskazany wyjątek dotyczy przekazania go firmie zatrudnionej, aby pomóc temu nadawcy w przestrzeganiu prawa. Ograniczenie to wiąże nadawcę w jego dalszych działaniach, ale nie obejmuje wstecznie kopii przekazanej przed zgłoszeniem rezygnacji.

Naruszenie bezpieczeństwa. Adres wydostaje się spod kontroli witryny bez jej wiedzy i zamiaru.

Pozyskanie z publicznego wpisu. Jeśli adres zostanie gdzieś publicznie udostępniony, może zostać stamtąd pozyskany. Ta ścieżka wymaga, aby adres najpierw stał się publiczny, dlatego nie dotyczy każdego przypadku rejestracji.

Co faktycznie zmienia żądanie rezygnacji

Są to przepisy amerykańskiej ustawy CAN-SPAM i dotyczą objętych nią komercyjnych wiadomości marketingowych, a nie każdej wiadomości, jaką firma może Ci wysłać.

W tym zakresie rezygnacja jest obowiązkiem objętym terminem, a nie uprzejmością. Nadawca musi uwzględnić żądanie w ciągu 10 dni roboczych. Oferowany przez niego mechanizm rezygnacji musi umożliwiać przetwarzanie żądań przez co najmniej 30 dni od wysłania wiadomości. Jest to wymóg dotyczący okresu dostępności mechanizmu, a nie termin realizacji Twojego żądania.

Przepisy ograniczają również wymagania, które nadawca może postawić jako warunek uwzględnienia żądania. Nie może pobierać opłaty ani wymagać danych umożliwiających identyfikację osoby innych niż adres e-mail. Nie może też wymagać żadnych działań poza wysłaniem odpowiedzi e-mail lub odwiedzeniem jednej strony internetowej.

Po zgłoszeniu rezygnacji opisane powyżej ograniczenie sprzedaży i przekazywania adresu obowiązuje tego nadawcę. Za każdą pojedynczą wiadomość e-mail naruszającą te przepisy grożą kary, dlatego obowiązek ten ma realną wagę i nie jest jedynie zaleceniem.

Dlaczego rezygnacja z wiadomości nie pozwala odzyskać adresu

Ustawa CAN-SPAM nakłada określone obowiązki na nadawców objętych nią wiadomości komercyjnych. Niezależnie od tego, gdy zastosowanie ma RODO UE lub RODO Wielkiej Brytanii i istnieje ważne prawo do usunięcia danych, administrator musi usunąć objęte nim dane. Dalsze obowiązki określone w artykułach 17(2) i 19 podlegają ograniczonym zastrzeżeniom dotyczącym podjęcia rozsądnych działań oraz niewykonalności. Żadne z tych ram prawnych nie zapewniają technicznego mechanizmu wycofania adresu.

Przed przejściem dalej należy podkreślić istotną różnicę: żądanie rezygnacji z marketingu nie jest automatycznie żądaniem usunięcia danych na podstawie artykułu 17. Są to różne żądania, składane na podstawie różnych przepisów i mające różny zakres. Zgodnie z artykułem 17(1) RODO UE usunięcie danych może być wymagane, gdy zachodzi jedna z wymienionych przesłanek, między innymi gdy dane nie są już potrzebne, zgoda została wycofana i nie istnieje inna podstawa prawna, wniesiono sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, dane przetwarzano niezgodnie z prawem lub ich usunięcie jest wymagane prawem. Artykuł 17(3) dopuszcza dalsze przetwarzanie niezbędne do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji; wywiązania się z obowiązku prawnego lub wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym; ochrony zdrowia publicznego; kwalifikujących się celów archiwalnych, naukowych, historycznych lub statystycznych; a także ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych. ICO określa porównywalne prawo wynikające z RODO Wielkiej Brytanii jako warunkowe, a nie bezwzględne.

Gdy istnieje ważny obowiązek usunięcia danych, jego ograniczenia ujawniają się w obowiązkach dotyczących dalszych odbiorców. Artykuł 19 wymaga, aby administrator poinformował o usunięciu danych każdego odbiorcę, któremu je ujawniono, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Administrator musi też na żądanie wskazać Ci tych odbiorców. Artykuł 17(2) ma zastosowanie, gdy administrator upublicznił dane i ma obowiązek je usunąć: musi wówczas podjąć rozsądne działania, uwzględniając dostępną technologię i koszt ich realizacji, aby poinformować innych administratorów o Twoim żądaniu dotyczącym łączy, kopii lub replik tych danych.

Wytyczne brytyjskiego organu nadzorczego dodają, że prawo to dotyczy danych przechowywanych w chwili otrzymania wniosku, a nie danych utworzonych później.

Łącznie stanowi to odpowiedź na pytanie zawarte w nagłówku. Oba systemy prawne mogą zobowiązać firmę do działania. Żaden z nich nie daje jednak nikomu przycisku, który pozwalałby sięgnąć do systemów innej firmy i usunąć znajdującą się tam kopię. Dlatego najlepiej działać przed wysłaniem formularza, a nie po fakcie.

Jak sprawdzić formularz rejestracyjny przed jego wysłaniem

Zanim naciśniesz przycisk, możesz sprawdzić cztery elementy, z których każdy dostarcza konkretnych informacji.

Treść zgody. Sprawdź, czy pole jest już zaznaczone, i dokładnie przeczytaj, na co się zgadzasz. Zgoda na otrzymywanie wiadomości od firmy to co innego niż zgoda na udostępnianie przez nią Twoich danych partnerom.

Sekcja polityki prywatności dotycząca udostępniania danych. To w niej powinien znajdować się opis udostępniania danych — albo może go w ogóle nie być. Polityka, która wymienia kategorie odbiorców, mówi więcej niż taka, która jedynie stwierdza, że dane mogą być udostępniane podmiotom trzecim.

Tożsamość nadawcy. Sprawdź, kto faktycznie będzie wysyłać wiadomości. Jeśli będą one pochodzić od partnera lub platformy, a nie od firmy, której formularz wypełniasz, warto wiedzieć o tym, dopóki masz jeszcze wybór.

Deklarowana częstotliwość. Formularz, który informuje, jakie wiadomości będą wysyłane i jak często, zawiera deklarację, z którą możesz później porównać otrzymywane treści. Formularz, który nic o tym nie mówi, nie zawiera takiej deklaracji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wypisanie się może potwierdzić, że adres jest aktywny?

Jeśli rozpoznajesz nadawcę, skorzystaj z jego mechanizmu rezygnacji z subskrypcji. W przypadku nieoczekiwanej lub podejrzanej wiadomości nie klikaj zawartych w niej linków; oznacz ją jako spam lub wiadomość-śmieć, a w stosownych przypadkach zgłoś próbę phishingu. Odpowiadając dosłownie na pytanie: unikalny link może ujawnić, że ktoś wszedł w interakcję z wiadomością, ale już sam fakt jej dostarczenia wskazywał nadawcy, że adres działa.

Jak mogę sprawdzić, czy nadawca otrzymał mój adres od innej firmy?

Sama wiadomość może nie pozwalać ustalić, skąd firma pozyskała adres. Wiadomość od firmy, której nigdy nie podałeś tego adresu, świadczy o tym, że pozyskała go pośrednio, ale nie wyjaśnia, czy nastąpiło to w wyniku ujawnionego udostępnienia danych, ich przekazania, naruszenia bezpieczeństwa czy zebrania ich z publicznie dostępnej publikacji.

Czy zmiana skrzynki odbiorczej usuwa dane, które witryna już przechowuje?

Nie. Przejście do innej skrzynki odbiorczej zmienia miejsce, do którego trafiają nowe wiadomości. Nie zmienia tego, co firma już przechowuje, ani nie wycofuje udzielonej wcześniej zgody. Usunięcie danych przechowywanych przez konkretną firmę wymaga skorzystania wobec niej z odpowiedniego prawa, o ile przysługuje ono na mocy obowiązujących przepisów. Wybór rodzaju skrzynki, do której warto się przenieść, to odrębna kwestia, a wybór między aliasem a osobną skrzynką odbiorczą decyduje o tym, dokąd będą trafiać kolejne wiadomości.